Umgang mit der E-Mail Flut: Wie schreibe ich gute Emails?

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Das Schreiben von Emails ist fest in unseren Arbeitsalltag integriert. Als wichtiges Kommunikationsmedium bieten uns Emails seit vielen Jahren die Möglichkeit, schnell und grenzenlos Informationen auszutauschen. Rund 89 Millionen geschäftliche Emails gehen täglich um den Globus, Tendenz steigend. Bereits in dem Artikel “6 Tipps gegen die E-Mailflut” haben wir die Ausmaße und Auswirkungen dieser Email-Flut für Mitarbeiter in Unternehmen aufgezeigt und Tipps für den richtigen Umgang mit den zahlreichen einkommenden Emails zusammengestellt.

Doch ebenso wie der Umgang mit eingehenden Emails, trägt das Versenden von Emails maßgeblich zur Email-Flut bei: Wer viele Emails schreibt, bekommt auch viele Antworten. Denn es ist schon fast ein Automatismus geworden: Ein, zwei Klicks und die Email geht an die ganze Abteilung heraus. Ein langes Hin- und her zum Verschieben eines Termins und alle können mitlesen. Oft erscheint es einfach und wichtig, möglichst viele Mitarbeiter über Vorgänge in der Abteilung zu informieren. Häufig sind diese jedoch nicht für jeden relevant und gerade das ewige Hin- und her der Emails kann als störend empfunden werden. Die wichtigsten Informationen können untergehen, es kann zu Missverständnissen kommen und häufig hätte ein einziger Anruf mehrere Emails ersetzt.

Da liegt die Frage nahe: Könnte jeder einzelne nicht durch eine Restriktion der Emails die Email-Flut eindämmen? Diese Frage ist mit einem klaren „Ja“ zu beantworten. Zum einen kann die Anzahl der Verfassten Emails pro Tag verringert werden und zum anderen können die übrigen Mails so klar und aussagekräftig formuliert werden, dass keine Missverständnisse auftreten und Nachfragen (und somit weitere Emails!) ausbleiben.

Die nachfolgenden Tipps zeigen auf, was beim Formulieren guter Emails beachtet werden sollte

• Notwendig – ist die Email, die ich schreibe wirklich notwendig oder kann ich anrufen?
• Direkt – wird die Email nur an diejenigen verschickt, die die Information direkt betrifft?
• Aussagekräftig – ist eine inhaltsreiche Betreffzeile geschrieben?
• Kurz und knapp – sind die Sätze klar formuliert?
• Präzise – sind alle Daten und Termine präzisiert?
• Höflich – wird die Netiquette beachtet?

Um die Vorzüge des Mediums Email voll auszuschöpfen und davon zu profitieren, bedarf es also an zwei Stellen Aufmerksamkeit: Beim Verfassen neuer Emails und beim managen der einkommenden Mails. Diese Aufmerksamkeit und Reflexion können wichtige Schritte sein, um die Email-Flut in Zukunft einzudämmen.