6 Tipps gegen die Email-Flut
Rund 89 Millionen geschäftliche Emails kursieren täglich um den Globus. Überfüllte Postfächer und genervte Mitarbeiter sind die Folge. Die zahlreichen Emails werden als Belastung erlebt, da ein konzentriertes Arbeiten bei ständigen Unterbrechungen nicht möglich ist. Nach jeder Unterbrechung, zum Beispiel dem Schreiben einer Email, sind im Anschluss im Schnitt acht Minuten notwendig, um zur ursprünglichen Aufgabe zurückzukehren. Viele Mitarbeiter sehen sich somit als Spielball der digitalen Kommunikation.
Aus diesem Grund haben sich einige Unternehmen Strategien überlegt, um die Email-Flut einzudämmen. So meldet ein Automobilhersteller, dass keine Emails mehr nach Feierabend und am Wochenende auf die Blackberries der Mitarbeiter weitergeleitet werden. Ein Lebensmittelproduzent in York gibt seinen Mitarbeitern freitags emailfrei, ein IT-Dienstleister schafft hingegen alle internen Emails ab und ersetzt diese durch ein „internes Facebook“. Es heißt, dass nach einer kurzen Eingewöhnungsphase solche Regelungen von den Mitarbeitern akzeptiert und begrüßt werden.
Leider sind solche unternehmensinterne Lösungen selten. Wer jedoch sein eigenes Emailverhalten beobachtet, kann die Auswirkungen der Emailflut gezielt selbst beeinflussen.
Nach dem Motto: „Are you checking the email or is it checking you?” haben wir hier 6 Tipps für ein besseres Emailmanagement zusammengestellt:
- Ausschalten – das Postfach am besten nur selten und in festgelegten Zeitintervallen öffnen, die Desktop- und akustische Benachrichtigung ausschalten.
- Abbestellen –Newsletter, die nicht gebraucht werden, abbestellen.
- Filtern – das Postfach nach Schlagwörtern oder Absendern filtern lassen, so können Unterordner gezielt bearbeitet werden.
- Sortieren – die eingegangenen Emails nach Absender sortieren, so kann gleich erkannt werden, was wichtig ist.
- Vorschreiben – für ähnliche Emails Textbausteine anlegen.
- Planen – die Kalenderfunktion im Postfach nutzen.
Durch diese 6 Tipps, können nicht nur die Emails konzentriert beantwortet sondern auch wichtige Aufgaben ohne Unterbrechungen bearbeitet werden – ein Rettungsring in der Emailflut.
